Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z Cách Quản Lý Khách Hàng Bằng Excel

Quản lý khách hàng bằng Excel, theo dõi lịch sử mua hàng và tăng doanh số bán hàng. Hướng dẫn chi tiết từ A-Z với các bước đơn giản, dễ hiểu.

Việc quản lý khách hàng hiệu quả là một trong những yếu tố then chốt để doanh nghiệp duy trì và phát triển. Một trong những công cụ đơn giản và phổ biến nhất để thực hiện điều này là sử dụng Excel. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý khách hàng bằng Excel từ A-Z, giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý và tăng cường hiệu suất công việc.

1. Tại Sao Nên Sử Dụng Excel Để Quản Lý Khách Hàng?

Excel là một công cụ mạnh mẽ và dễ sử dụng với nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp:

• Dễ dàng truy cập và sử dụng: Hầu hết mọi người đều quen thuộc với Excel.
• Không tốn chi phí đầu tư: Không cần đầu tư vào phần mềm quản lý khách hàng đắt tiền.
• Tính linh hoạt cao: Dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng theo nhu cầu.

2. Chuẩn Bị File Excel Để Quản Lý Khách Hàng

2.1. Tạo Bảng Dữ Liệu Khách Hàng

• Cột Họ Tên: Lưu tên đầy đủ của khách hàng.
• Cột Email: Lưu địa chỉ email của khách hàng.
• Cột Số Điện Thoại: Lưu số điện thoại di động hoặc cố định của khách hàng.
• Cột Công Ty: Lưu tên công ty mà khách hàng làm việc (nếu có).
• Cột Chức Vụ: Lưu chức vụ của khách hàng trong công ty (nếu có).
• Cột Nguồn Gốc: Ghi lại cách thức bạn thu hút khách hàng tiềm năng (quảng cáo, website, giới thiệu, v.v.).
• Cột Giai Đoạn Mua Hàng: Xác định giai đoạn mua hàng của khách hàng (tiềm năng, quan tâm, ra quyết định, đã mua).
• Cột Lịch Sử Mua Hàng: Ghi lại lịch sử mua hàng của khách hàng, bao gồm sản phẩm, giá cả, ngày mua, v.v.
• Cột Ghi Chú: Lưu trữ bất kỳ thông tin bổ sung nào về khách hàng, chẳng hạn như sở thích, nhu cầu, v.v.

>> Xem thêm: Dịch Vụ Lập Trình CRM Cho Doanh Nghiệp Uy Tín, Giá Tốt Tp.HCM

2.2. Sử dụng Các Công Thức và Hàm Excel

• Công thức VLOOKUP: Tìm kiếm thông tin khách hàng dựa trên một giá trị cụ thể (ví dụ: email, số điện thoại).
• Hàm FILTER: Lọc dữ liệu khách hàng theo các tiêu chí cụ thể (ví dụ: giai đoạn mua hàng, nguồn gốc).
• Hàm SORT: Sắp xếp dữ liệu khách hàng theo thứ tự (ví dụ: tên, ngày mua hàng).
• Biểu đồ và Đồ thị: Trực quan hóa dữ liệu khách hàng để theo dõi xu hướng và đưa ra quyết định (ví dụ: tỷ lệ chuyển đổi theo nguồn gốc, doanh thu theo giai đoạn mua hàng).

2.3. Tự động hóa Các Tác Vụ

• Macro: Ghi lại các thao tác lặp đi lặp lại để tự động hóa các tác vụ như gửi email, tạo báo cáo, cập nhật dữ liệu.
• Mail Merge: Gửi email cá nhân hóa cho khách hàng dựa trên thông tin trong bảng dữ liệu.

2.4. Lưu Trữ và Chia Sẻ Dữ Liệu

• Lưu trữ đám mây: Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây như OneDrive hoặc Google Drive để truy cập và chia sẻ dữ liệu khách hàng mọi lúc mọi nơi.
• Bảo mật dữ liệu: Bảo vệ dữ liệu khách hàng bằng cách đặt mật khẩu cho bảng tính Excel và sử dụng các biện pháp bảo mật khác.

3. Nhập Dữ Liệu Khách Hàng

Sau khi hoàn thành các dữ liệu cần có theo các trường thông tin bạn đã tạo trên Excel thì bắt đầu nhập dữ liệu khách hàng vào các cột đã thiết lập. Đảm bảo rằng mọi thông tin đều chính xác và đầy đủ. Bạn có thể thêm các cột khác tùy theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình.

4. Sử Dụng Các Công Cụ Và Tính Năng Của Excel

4.1. Sắp xếp và lọc dữ liệu

Excel cho phép bạn dễ dàng sắp xếp và lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau. Chẳng hạn, bạn có thể sắp xếp khách hàng theo tên, ngày mua hàng, hoặc lọc ra những khách hàng mua sản phẩm cụ thể.

4.2. Sử dụng Conditional Formatting

Tính năng này giúp bạn dễ dàng nhận diện các khách hàng quan trọng hoặc các giao dịch lớn bằng cách tô màu các ô dữ liệu theo quy tắc bạn đặt ra.

4.3. Tạo báo cáo và biểu đồ

Excel hỗ trợ tạo báo cáo và biểu đồ giúp bạn dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu khách hàng. Bạn có thể tạo biểu đồ doanh số theo thời gian, tỷ lệ mua hàng của từng sản phẩm, v.v.

>> Xem thêm: Cẩm Nang Triển Khai Phần Mềm CRM Và Lưu ý Quan Trọng

5. Quản Lý Khách Hàng Dễ Dàng Hơn Với Phần Mềm CRM

Nâng tầm quản lý khách hàng, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển với phần mềm CRM! Bỏ qua những rắc rối thủ công, thúc đẩy tiềm năng bán hàng của doanh nghiệp với giải pháp CRM toàn diện:

5.1. Quản lý thông tin khách hàng 

• Thông tin khách hàng: Lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng, bao gồm lịch sử liên hệ, giao dịch và các tương tác trước đó. 
• Phân loại khách hàng: Phân loại khách hàng theo các tiêu chí khác nhau để quản lý và chăm sóc hiệu quả. 

5.2. Quản lý khách hàng tiềm năng 

• Tạo và nhập khách hàng tiềm năng: Nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như email, website, hội thảo, và các biểu mẫu trực tuyến. 
• Phân loại và phân công khách hàng tiềm năng: Tự động hoặc thủ công phân công khách hàng tiềm năng cho các nhân viên bán hàng phù hợp. 
• Mới -> Đánh giá chất lượng -> Đề xuất -> Đạt/Không đạt 

5.3. Quản lý cơ hội bán hàng 

• Theo dõi cơ hội bán hàng: Quản lý và theo dõi tiến trình của cơ hội bán hàng từ giai đoạn đầu đến khi kết thúc. 
• Xác định các giai đoạn bán hàng: Tùy chỉnh các giai đoạn bán hàng phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. 
• Dự báo doanh số: Dự báo doanh số dựa trên cơ hội bán hàng hiện có và tình trạng của chúng. 

5.4. Tự động hóa quy trình  

• Tự động hóa quy trình bán hàng: Tự động gửi email, tạo nhiệm vụ hoặc nhắc nhở dựa trên các quy tắc kinh doanh được thiết lập trước. 
• Quản lý công việc: Tạo và quản lý công việc liên quan đến khách hàng và cơ hội bán hàng. 

5.5. Báo cáo và phân tích bán hàng 

• Báo cáo bán hàng: Tạo các báo cáo bán hàng chi tiết và tùy chỉnh theo nhu cầu. 
• Phân tích hiệu suất: Phân tích hiệu suất bán hàng, hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị và khả năng dự báo. 

Vậy là Aegona đã chia sẻ cho bạn về cách quản lý khách hàng bằng Excel. Trong trường hợp các thao tác và quản trị khách hàng trên Excel khiến bạn bối rối và khó khăn khi nhập liệu thông tin cũng như tạo cơ hội chuyển đổi cho từng khách hàng thì Aegona hiện đang cung cấp giải quản lý CRM với chi phí hấp dẫn. Trải nghiệm demo miễn phí và dùng thử 3 tháng trước khi xác nhận sử dụng chi phí để mua phần mềm CRM của Aegona.

Công ty Phát Triển Phần Mềm AEGONA

• Fanpage: Công ty phần mềm Aegona
• Email: contact@aegona.com
• Điện thoại: Office: (+84) 28 7109 2939. Hotline: (+84) 91 451 8869 | (+84) 83 940 5469
• WhatsApp: (+84) 91 451 8869
• Website: www.aegona.com, www.aegona.vn
• Địa chỉ: Công ty phần mềm Aegona, Tòa nhà QTSC9, Công viên phần mềm Quang Trung, phường Tân Chánh Hiệp, quận 12