Phần mềm quản lý phòng họp MRBS - Xu hướng quản lý 2025

Phần Mềm Đặt Phòng Họp MRBS là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý phòng họp hiệu quả trong môi trường làm việc hiện đại. Nhiều phòng họp thường bị đặt trùng, lịch họp thiếu khoa học. Hoặc thiếu thông tin về thời gian sử dụng, gây gián đoạn công việc. Với MRBS, việc lên lịch, theo dõi và tối ưu công suất phòng họp trở nên đơn giản. Giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

*MRBS – Giải Pháp Quản Lý Phòng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp*

1. Tổng quan về phần mềm đặt phòng họp MRBS

Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng mở rộng, nhu cầu sử dụng phòng họp, khu vực làm việc chung hay các không gian chia sẻ tăng mạnh. Khi số lượng phòng và nhân sự lớn. Việc quản lý thủ công bằng Excel, giấy tờ hay nhóm chat nội bộ gặp nhiều vấn đề:

Lịch họp trùng nhau: Khi nhiều người đặt phòng cùng lúc, xung đột lịch xảy ra thường xuyên, gây lãng phí thời gian.
Thiếu minh bạch: Không có hệ thống lưu trữ trung tâm khiến quản lý khó theo dõi lịch sử sử dụng phòng hoặc thiết bị.
Tốn thời gian điều phối: Xác nhận qua email, chat hay gọi điện dễ gây nhầm lẫn, tốn nhiều công sức.

Để giải quyết những vấn đề này, Aegona giới thiệu phần mềm đặt phòng MRBS (Meeting Room Booking System) – giải pháp quản lý phòng họp tập trung, minh bạch, và linh hoạt. MRBS giúp doanh nghiệp:

Quản lý và duyệt lịch đặt phòng nhanh chóng.
Theo dõi việc sử dụng phòng và tài nguyên liên quan.
Tối ưu hóa hiệu suất sử dụng không gian.

>>> Xem thêm: Phần Mềm Booking | Đặt Lịch Hẹn & Quản Lý Khách Hàng Tốt Nhất 2025

2. MRBS là gì?

MRBS (Meeting Room Booking System) là phần mềm quản lý đặt phòng họp mã nguồn mở. Được phát triển bằng PHP và MySQL. Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý:

Phòng họp, phòng hội thảo, phòng đào tạo.
Thiết bị trình chiếu, máy chiếu, loa, micro.
Không gian làm việc chung hoặc các tài nguyên chia sẻ khác.

Điểm mạnh của MRBS là tính tùy biến linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của từng tổ chức. Từ việc đặt phòng, duyệt lịch, gửi thông báo, đến báo cáo thống kê.

MRBS phù hợp với các tổ chức:

Doanh nghiệp có nhiều phòng họp hoặc chi nhánh.
Tòa nhà văn phòng, trung tâm đào tạo, coworking space.
Trường học, bệnh viện, cơ quan hành chính cần quản lý tài nguyên chia sẻ.

3. Quy trình đặt phòng với MRBS

Xem lịch trống: Nhân viên truy cập hệ thống MRBS qua trình duyệt web và kiểm tra lịch trống của phòng họp.
Đặt phòng trực tuyến: Chọn thời gian, phòng và các thiết bị cần sử dụng.
Gửi yêu cầu phê duyệt: Lịch đặt sẽ được gửi đến quản trị viên (Admin) để duyệt.
Phê duyệt hoặc từ chối: Admin có thể duyệt, chỉnh sửa hoặc từ chối yêu cầu dựa trên tình trạng sử dụng phòng và ưu tiên của tổ chức.
Thông báo tự động: Hệ thống gửi email, Zalo hoặc Outlook thông báo kết quả phê duyệt cho người đặt.
Sử dụng phòng và thiết bị: Khi lịch được duyệt, nhân viên sử dụng phòng và thiết bị theo thời gian đã đăng ký.
Báo cáo và đánh giá: Hệ thống ghi lại lịch sử sử dụng, giúp quản lý tổng hợp số lượng cuộc họp, tỷ lệ sử dụng phòng, thời gian cao điểm.

4. Tính năng nổi bật của MRBS do Aegona triển khai

Đặt phòng trực tuyến nhanh chóng: Nhân viên có thể đặt phòng chỉ với vài bước, giảm thời gian trao đổi qua email hay chat.
Phê duyệt đặt phòng: Giúp kiểm soát tối đa việc sử dụng phòng, tránh xung đột lịch và đảm bảo quy trình minh bạch.
Thông báo tự động: Cập nhật trạng thái đặt phòng cho tất cả người liên quan, đảm bảo mọi thay đổi được thông báo kịp thời.
Phân quyền linh hoạt: Người dùng có thể được phân vai trò Admin, User hoặc Viewer, giúp bảo mật dữ liệu và kiểm soát quyền truy cập.
Báo cáo và thống kê chi tiết: Hỗ trợ quản lý theo dõi số lượng cuộc họp, thời gian sử dụng phòng, tỷ lệ lấp đầy phòng và lịch sử đặt phòng.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ và giao diện thân thiện: Giao diện có thể tùy chỉnh sang tiếng Việt, dễ sử dụng và phù hợp với mọi đối tượng nhân viên.
Triển khai linh hoạt: Có thể cài đặt trên server nội bộ hoặc cloud, đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ chính sách IT của doanh nghiệp.
Tùy biến theo quy trình doanh nghiệp: Aegona có thể thêm các chức năng đặc thù, ví dụ tích hợp với HRM, Calendar nội bộ hoặc Portal công ty.

5. Lợi ích thực tế khi sử dụng MRBS

Tối ưu hiệu suất sử dụng phòng họp: Giảm tình trạng phòng trống, xung đột lịch hoặc sử dụng không hợp lý.
Tiết kiệm thời gian điều phối: Loại bỏ khâu trao đổi qua email hay chat, giúp nhân viên tập trung vào công việc chính.
Minh bạch và kiểm soát nội bộ: Mọi lịch đặt được lưu vết và dễ dàng truy xuất.
Tiết kiệm chi phí bản quyền: MRBS là phần mềm open source, không tốn phí bản quyền.
Dễ mở rộng và tích hợp: Kết nối với các hệ thống nội bộ khác để đồng bộ dữ liệu và tăng hiệu quả quản lý.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên: Nhân viên có thể đặt phòng nhanh chóng. Biết chính xác phòng và thiết bị nào có sẵn, giảm căng thẳng trong công việc.

6. Tại sao chọn Aegona triển khai MRBS

Với hơn 10 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm theo yêu cầu, Aegona đã triển khai MRBS cho nhiều doanh nghiệp, trường học và tổ chức tại Việt Nam. Chúng tôi cung cấp:

Tư vấn giải pháp và thiết kế giao diện phù hợp với mô hình vận hành của khách hàng.
Cài đặt, triển khai và đào tạo người dùng sử dụng thành thạo hệ thống.
Tùy biến chức năng theo quy trình nghiệp vụ riêng của doanh nghiệp.
Bảo trì và nâng cấp định kỳ để hệ thống vận hành ổn định và luôn cập nhật.

Aegona cam kết mang đến hệ thống MRBS dễ sử dụng, ổn định, bảo mật và hiệu quả. Giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý phòng họp và tài nguyên.