Khi được giao trách nhiệm quản lý dự án phần mềm hoặc chuyển đổi số trong doanh nghiệp mà bạn không có nền tảng công nghệ vững chắc, việc đạt được kỳ vọng của cấp trên có thể trở thành một thách thức lớn.
Đối với những người không có kinh nghiệm trong quản lý dự án phần mềm, việc điều hành và giám sát một dự án công nghệ có thể gây ra nhiều rủi ro. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ từ các đối tác công nghệ chuyên nghiệp, bạn không chỉ có thể yên tâm hơn mà còn có cơ hội đạt được những kết quả tốt nhất cho dự án. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý dự án phần mềm hiệu quả và cách lựa chọn lựa một đối tác công nghệ phù hợp.
1. Quy trình 5 bước trong quản lý dự án phần mềm
Quản lý dự án phần mềm có thể được chia thành 5 bước chính, mỗi bước đều quan trọng để đảm bảo dự án được thực hiện thành công và đúng hạn.
1.1. Xác định mục tiêu và yêu cầu:
Trước khi bắt đầu dự án, việc xác định rõ các mục tiêu và yêu cầu của phần mềm là rất quan trọng. Điều này bao gồm việc nắm rõ nhu cầu của doanh nghiệp bạn, nghiệp vụ, yêu cầu chức năng, và các ràng buộc về thời gian và ngân sách.
Nếu bạn là người đại diện để phụ trách giám sát các dự án phần mềm, chắc hẳn bạn là người am hiểu hoặc làm việc trực tiếp với những người sẽ sử dụng phần mềm trong tương lai. Bạn sẽ phải tổng hợp tất cả các yêu cầu từ các bên liên quan và phân tích chúng để hiểu rõ hơn về những gì cần phải phát triển.
Ví dụ:
- Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần phần mềm quản lý bộ phận kho: Hãy xác định các yêu cầu về quản lý nguyên vật liệu, hàng tồn kho, quy trình nhập xuất hàng hóa và format báo cáo, thiết bị tích hợp như: máy scan, máy cân, công nghệ RFID.
- Nếu bạn đang phụ trách dự án phần mềm quản lý thuộc bộ phận kinh doanh: Xác định các yêu cầu về quản lý khách hàng, quản lý hành trình khách hàng, quy trình bán hàng, và báo cáo doanh thu.
- Nếu bạn đang cần giải pháp quản lý bộ phận kế toán: Xác định các yêu cầu về quản lý tài chính, báo cáo thuế, và đối chiếu số liệu tài chính.
Nhờ có bước này mà bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian để tìm kiếm và sàng lọc đối tác.
1.2. Đảm bảo bản vẽ phần mềm phù hợp với yêu cầu
1.2.1. Thiết kế hệ thống:
Dựa trên các yêu cầu đã phân tích, tạo ra thiết kế chi tiết cho phần mềm. Thiết kế này bao gồm kiến trúc hệ thống, nền tảng sử dụng, giao diện người dùng, và các yêu cầu kỹ thuật. Nếu bạn có sẵn đội ngũ IT nội bộ hãy nhờ họ nghiên cứu để đưa ra phương án phát triển hoặc giao diện mẫu chủ động. Hoặc bạn có thể chia sẻ cách vận hành trước đây của doanh nghiệp và đưa ra các yêu cầu thiết kế phần mềm theo những luồng công việc cụ thể, hoặc yêu cầu đối tác công nghệ tư vấn, đến tận nơi để khảo sát và đề xuất những giải pháp phù hợp nhất.
Thông thường, các đơn vị gia công phần mềm như Aegona sẽ cung cấp dịch vụ trọn gói gồm: Phân tích – thiết kế – lập trình – triển khai – bảo hành. Hoặc bạn có thể phó thác một đơn vị khác chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế giao diện chuẩn UI UX.
>> Xem thêm: Tại Sao Nên Thiết Kế Phần Mềm Theo Yêu Cầu?
1.2.2. Phê duyệt thiết kế
Đảm bảo rằng bản thiết kế phần mềm được phê duyệt bởi tất cả các bên liên quan trước khi bắt đầu giai đoạn phát triển là một bước quan trọng trong quản lý dự án. Điều này không chỉ giúp xác nhận rằng tất cả các yêu cầu và mục tiêu đã được hiểu đúng mà còn đảm bảo rằng mọi người đều đồng thuận với phương án thiết kế.
Bạn cũng nên nhớ rằng việc áp dụng các giải pháp quản lý số cần phải là công cụ hỗ trợ nhân sự, không phải là nguyên nhân gây khó khăn. Giải pháp phần mềm không nên trở thành một công cụ phức tạp, khó sử dụng, vì điều này có thể dẫn đến sự “chống đối” và không tiếp nhận từ phía nhân sự. Thay vào đó, thiết kế nên được tối ưu hóa các luồng công việc, dễ dùng nhất có thể để mang lại hiệu suất cao hơn cho nhân viên vì giúp họ lược bỏ các đầu việc thủ công, lặp lại.
1.3. Theo dõi tiến độ phát triển dự án liên tục
Việc theo dõi tiến độ phát triển phần mềm là một bước thiết yếu trong quản lý dự án để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ và đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Dưới đây là những điểm quan trọng trong quá trình theo dõi tiến độ:
- Yêu cầu họp bàn thường xuyên: để đảm bảo rằng tiến độ phát triển phần mềm luôn được duy trì và đạt được kết quả như ý, hãy chủ động yêu cầu đối tác công nghệ tổ chức các cuộc họp định kỳ. Trong các cuộc họp này, các bên liên quan có thể cập nhật về tình hình dự án, thảo luận về các vấn đề phát sinh và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
- Báo cáo kết quả công việc hằng tuần: yêu cầu đối tác gửi báo cáo kết quả công việc hàng tuần để bạn có thể theo dõi tiến độ và đánh giá tình trạng của dự án. Những báo cáo này nên bao gồm các thông tin về các mốc thời gian đã hoàn thành, các nhiệm vụ còn lại và bất kỳ vấn đề nào đang gặp phải.
- Giám sát và quản lý các vấn đề: đảm bảo rằng tất cả các vấn đề phát sinh được ghi nhận và giải quyết kịp thời.
1.4. Kiểm Tra
Việc kiểm tra chất lượng phần mềm là bước quan trọng trong quá trình quản lý dự án phần mềm để đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và mong đợi của bạn. Dưới đây là các bước cụ thể để thực hiện kiểm tra hiệu quả:
1.4.1. Thực hiện kiểm tra chất lượng:
Trước khi đưa phần mềm vào sử dụng chính thức, cần thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng để xác định xem phần mềm có hoạt động đúng như mong đợi hay không. Điều này bao gồm việc kiểm tra các chức năng, hiệu suất, và tính ổn định của phần mềm trong các điều kiện khác nhau.
1.4.2. Chạy các kịch bản kiểm tra:
Nếu công ty bạn có QC, hãy xây dựng và thực hiện các kịch bản kiểm tra (test cases) để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu chức năng và phi chức năng đều được kiểm tra. Các kịch bản này nên bao gồm kiểm tra chức năng cơ bản, kiểm tra tính tương thích, và kiểm tra hiệu suất.
1.4.3. Chủ động dùng thử:
Trước khi triển khai phần mềm, hãy chủ động sử dụng phần mềm để trải nghiệm thực tế. Điều này giúp bạn phát hiện những vấn đề hoặc điểm chưa tối ưu mà có thể không được phát hiện trong quá trình kiểm tra tự động.
1.4.5. Đưa ra phản hồi:
Sau khi kiểm tra, cung cấp phản hồi chi tiết cho đối tác công nghệ về các vấn đề hoặc điểm cần cải thiện. Phản hồi này nên rõ ràng và cụ thể để đối tác có thể nhanh chóng điều chỉnh và sửa lỗi.
1.4.5. Kiểm tra lại sau cải thiện:
Sau khi các vấn đề được xử lý, thực hiện kiểm tra lại để đảm bảo rằng các lỗi đã được sửa chữa và phần mềm hoạt động ổn định theo yêu cầu.
1.5. Thanh toán hợp đồng
Khi dự án phần mềm gần kết thúc, việc thanh toán hợp đồng là một bước quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các điều khoản và nghĩa vụ của hai bên đã được thực hiện đầy đủ. Dưới đây là các bước cần thực hiện để đảm bảo thanh toán hợp đồng được thực hiện một cách chính xác và công bằng:
1.5.1. Đảm bảo đối tác đã bàn giao các tài liệu theo đúng hợp đồng:
Trước khi thực hiện thanh toán, hãy kiểm tra và xác nhận rằng tất cả các tài liệu liên quan, bao gồm:
- SRS – Software Functional Specification: Tài liệu mô tả chi tiết phạm vi và chức năng của phần mềm.
- SAD – Software Architecture Document: Tài liệu mô tả kiến trúc hệ thống và hướng dẫn triển khai.
- Test Case & Test Result: Các kịch bản kiểm tra và kết quả kiểm tra thực tế.
Đảm bảo rằng các tài liệu này, cùng với bất kỳ tài liệu khác được yêu cầu trong hợp đồng đã được cung cấp đầy đủ trước khi thực hiện thanh toán.
1.5.2. Đảm bảo đối tác đã thực hiện nghĩa vụ:
Xác nhận rằng đối tác đã hoàn thành tất cả các nghĩa vụ theo hợp đồng, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc đào tạo nhân sự, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, và thực hiện các yêu cầu khác đã nêu trong hợp đồng. Điều này có thể bao gồm việc kiểm tra các báo cáo tiến độ, biên bản nghiệm thu, và các chứng từ liên quan để đảm bảo rằng các nghĩa vụ đã được thực hiện đúng theo cam kết.
1.5.3. Kiểm tra đúng hạn thanh toán
Đảm bảo bạn thanh toán được thực hiện đúng hạn và theo đúng điều khoản thanh toán đã được quy định trong hợp đồng. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, hãy giải quyết ngay lập tức với đối tác để tránh gây trì hoãn và ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác.
1.5.4. Lưu trữ hồ sơ thanh toán:
Lưu giữ tất cả các chứng từ thanh toán, biên lai và hợp đồng liên quan để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng trong việc quản lý và kiểm tra sau này. Các tài liệu này cũng có thể hữu ích trong việc giải quyết các tranh chấp hoặc khi thực hiện kiểm toán.
2. Agile Scrum – Cách quản lý dự án phần mềm hiệu quả
Agile Scrum là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt đã chứng minh sự hiệu quả trong việc phát triển phần mềm. Phương pháp này giúp cải thiện khả năng đáp ứng nhanh chóng với thay đổi và đảm bảo rằng dự án đi đúng hướng. Dưới đây là những điểm nổi bật của mô hình Agile Scrum:
- Sprint: Dự án được chia thành các giai đoạn ngắn gọi là sprint, mỗi sprint thường kéo dài từ 2 đến 4 tuần. Mỗi sprint bao gồm các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành, giúp bạn dễ dàng tham gia trao đổi, nắm bắt công việc của đối tác công nghệ.
- Daily Standup Meetings: Các cuộc họp hàng ngày giúp các thành viên trong nhóm cập nhật tình hình công việc và giải quyết các vấn đề kịp thời. Điều này giúp cải thiện sự phối hợp và giao tiếp trong nhóm.
- Product Backlog: Danh sách các yêu cầu và tính năng cần phát triển được ưu tiên và cập nhật thường xuyên. Điều này giúp đảm bảo rằng các tính năng quan trọng nhất được phát triển trước và các yêu cầu của bạn được đáp ứng kịp thời.
Khuyến khích: Nếu bạn được giao trách nhiệm quản lý dự án chuyển đổi số và đang tìm kiếm một đối tác phần mềm đáng tin cậy để phát triển phần mềm và hỗ trợ quản lý dự án, đặc biệt khi bạn không có nhiều kinh nghiệm về các dự án IT, hãy chọn các công ty phần mềm áp dụng mô hình quản lý dự án Agile Scrum. Phương pháp này sẽ giúp bạn dễ dàng tham gia vào quá trình quản lý và đáp ứng kỳ vọng của cấp trên.
3. Aegona – Công ty phần mềm áp dụng mô hình Agile Scrum
Aegona là một trong những công ty viết phần mềm theo yêu cầu chuyên nghiệp áp dụng mô hình Agile Scrum để hỗ trợ quản lý dự án phần mềm hiệu quả. Chúng tôi cam kết mang đến các dịch vụ phát triển phần mềm và quản lý dự án theo phương pháp Agile Scrum, giúp bạn vượt qua những thách thức trong việc kiểm soát và giám sát công việc, đảm bảo rằng dự án đi đúng hướng, đáp ứng kỳ vọng của cấp trên và đạt được hiệu quả như ý.
Lợi ích khi làm việc với Aegona:
- Quản lý dự án linh hoạt: áp dụng mô hình Agile Scrum giúp dự án của bạn được quản lý linh hoạt và hiệu quả, với khả năng đáp ứng nhanh chóng với thay đổi và cải thiện liên tục.
- Theo dõi tiến độ chính xác: các công cụ và quy trình của chúng tôi giúp theo dõi tiến độ dự án và quản lý các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả.
- Chất lượng phần mềm tốt nhất: chúng tôi cam kết cung cấp phần mềm chất lượng cao, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và tiêu chuẩn của khách hàng.
📞 Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin và nhận hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia của Aegona!
>> Liên hệ: Viết app theo yêu cầu
Công ty Phát Triển Phần Mềm AEGONA
- Fanpage: Công ty phần mềm Aegona
- Email: contact@aegona.com
- Điện thoại: Office: (+84) 28 7109 2939. Hotline: (+84) 91 451 8869 | (+84) 83 940 5469
- WhatsApp: (+84) 91 451 8869
- Website: www.aegona.com, www.aegona.vn
- Địa chỉ: Công ty phần mềm Aegona, Tòa nhà QTSC9, Công viên phần mềm Quang Trung, phường Tân Chánh Hiệp, quận 12.
