Phần mềm đấu thầu là hệ thống hỗ trợ toàn diện các khâu từ đăng tải gói thầu, nhận hồ sơ dự thầu, đánh giá đến ký kết hợp đồng. Phần mềm có nhiều lựa chọn sẵn có, nhưng một số phần mềm thiếu linh hoạt và không phù hợp với quy trình nội bộ đặc thù. Vậy đâu là giải pháp?
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, những phần mềm phổ biến, tính năng và khi nào nên thiết kế theo yêu cầu. Nếu bạn đang cần giải pháp phù hợp cho tổ chức mình, đừng bỏ qua nội dung bên dưới.
1. Phần mềm đấu thầu là gì?
Phần mềm đấu thầu là giải pháp số hóa toàn diện quy trình lập kế hoạch, mời thầu, nhận hồ sơ, đánh giá và ký hợp đồng với nhà thầu. Phần mềm này có thể được phát triển cho doanh nghiệp tư nhân, tổ chức công lập, hoặc đơn vị có quy trình đấu thầu nội bộ riêng.
Tùy vào mục tiêu sử dụng, phần mềm đấu thầu có thể chia thành 2 nhóm chính:
- Phần mềm đấu thầu công: Ví dụ như hệ thống e-GP (Electronic Government Procurement). Đây là nơi các cơ quan nhà nước công bố gói thầu và mời thầu công khai. Tại Việt Nam.
- Phần mềm đấu thầu nội bộ và quản lý nhà thầu: giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình mua sắm, lựa chọn thầu phụ. Đồng thời phần mềm đánh giá năng lực, uy tín và hiệu suất của nhà thầu.
2. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm đấu thầu?
Thay vì xử lý hồ sơ trên giấy hoặc Excel rời rạc, phần mềm đấu thầu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và minh bạch hóa quy trình lựa chọn nhà thầu. Dưới đây là 5 lý do chính:
- Giảm sai sót thủ công: Phần mềm tự động kiểm tra, phân loại, lưu trữ và đối chiếu dữ liệu hồ sơ thầu.
- Rút ngắn thời gian xử lý: Từ đăng thông báo mời thầu đến mở thầu chỉ cần vài cú click.
- Tăng tính minh bạch: Lịch sử đánh giá và lựa chọn được lưu vết, tránh xung đột lợi ích.
- Tối ưu chi phí: Phân tích dữ liệu đấu thầu giúp cải thiện chi phí mua sắm và lựa chọn nhà cung cấp uy tín.
- Dễ dàng kiểm toán: Hệ thống lưu trữ tập trung, hỗ trợ truy xuất chứng từ phục vụ thanh tra hoặc báo cáo nội bộ.
3. Top 5 phần mềm đấu thầu phổ biến hiện nay
Tùy theo quy mô và loại hình doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo 5 nền tảng sau:
- Muasamcong.mpi.gov.vn
- DauThau.info
- Bidwinner.info
- Thauonline.info
- Muasamcong.one
Dưới đây là thông tin chi tiết về 5 phần mềm phổ biến:
Muasamcong.mpi.gov.vn là hệ thống đấu thầu quốc gia do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quản lý. Đây là nơi đăng tải toàn bộ thông tin đấu thầu công. Tuy nhiên, giao diện phức tạp và hay bảo trì khiến trải nghiệm người dùng bị gián đoạn.
DauThau.info phân tích dữ liệu từ muasamcong.gov.vn, hỗ trợ tìm kiếm theo từ khóa, ngành nghề và nhà đầu tư. Gói dịch vụ cao cấp như SIEUVIP cung cấp công cụ phân tích mạnh, nhưng chi phí cao.
Bidwinner.info hướng đến nhà thầu nhỏ và người mới, với giao diện đơn giản và bản dùng thử miễn phí. Tuy nhiên, chưa hỗ trợ phân tích chuyên sâu và theo dõi tiến độ gói thầu.
Thauonline.info tập trung trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ, báo cáo theo khu vực, ngành và thời gian. Dữ liệu gửi qua email định kỳ, nhưng thường cập nhật chậm và thiếu liên kết kiểm chứng.
Muasamcong.one phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu cơ bản, cho phép cảnh báo qua email khi có gói thầu phù hợp. Dù giao diện dễ dùng, nền tảng này vẫn hạn chế về tính năng và độ đầy đủ thông tin.
Bên cạnh đó, nếu phần mềm sẵn có không đáp ứng đủ tính năng, doanh nghiệp nên cân nhắc gia công phần mềm.
4. Tính năng cần có trong phần mềm đấu thầu hiệu quả
Phần mềm đấu thầu hiệu quả cần tích hợp tính năng quản lý gói thầu, nhà thầu, chấm điểm, chữ ký số, thông báo tự động và báo cáo thống kê chi tiết. Dưới đây là 6 tính năng cốt lõi:
- Quản lý gói thầu: Tạo mới, chỉnh sửa, phân loại gói thầu theo phòng ban, chi phí, lĩnh vực.
- Tự động hóa hồ sơ mời thầu (HSMT): Gắn mẫu văn bản, điều kiện dự thầu, tiêu chí đánh giá.
- Quản lý nhà thầu: Danh sách nhà thầu, lịch sử tham gia, điểm đánh giá, năng lực tài chính, blacklist.
- Chấm điểm hồ sơ dự thầu: Mô hình đánh giá định lượng theo tiêu chí (giá, tiến độ, năng lực…).
- Tích hợp chữ ký số và thông báo tự động: Gửi email/sms khi có mời thầu, kết quả.
- Báo cáo – thống kê: Biểu đồ gói thầu, tỷ lệ thành công, nhà thầu trúng thầu theo thời gian.
Một số phần mềm đấu thầu hiện nay còn hạn chế về khả năng tùy chỉnh, tích hợp hệ thống. Doanh nghiệp có thể cân nhắc giải pháp thiết kế riêng theo quy trình nội bộ. Aegona sẵn sàng đồng hành tư vấn và phát triển hiệu quả.
5. Khi nào nên thiết kế phần mềm đấu thầu theo yêu cầu?
Doanh nghiệp nên cân nhắc thuê đơn vị phát triển phần mềm đấu thầu tùy chỉnh khi:
- Có quy trình lựa chọn thầu đặc thù (đa cấp, phân quyền sâu, tiêu chí đánh giá riêng).
- Muốn tích hợp hệ thống đấu thầu với các phần mềm quản lý dự án, kế toán, ERP.
- Cần thiết kế báo cáo – biểu mẫu riêng biệt cho từng bộ phận.
- Yêu cầu bảo mật cao, dữ liệu phải lưu trữ trên máy chủ riêng.
- Đang hoạt động trong lĩnh vực đặc thù như xây dựng, logistics, sản xuất theo đơn đặt hàng.
>>> Xem thêm: Thiết kế phần mềm sản xuất tối ưu quy trình cho doanh nghiệp
6. Aegona – Đối tác phát triển phần mềm đấu thầu theo yêu cầu
Aegona là công ty gia công phần mềm có trụ sở tại TP.HCM, chuyên cung cấp giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp trong và ngoài nước. Đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm và am hiểu nghiệp vụ doanh nghiệp. Aegona đã thực hiện thành công nhiều dự án trong lĩnh vực: logistics, quản lý sản xuất và đấu thầu….
6.1 Vì sao nên chọn Aegona là đối tác phát triển phần mềm đấu thầu tùy chỉnh?
Dưới đây là 4, lý do nên chọn Aegona làm đối tác phát triển phần mềm:
- Hiểu sâu nghiệp vụ doanh nghiệp: Đội ngũ tư vấn phân tích chi tiết quy trình trước khi thiết kế.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Thiết kế theo mô hình riêng, không rập khuôn.
- Đảm bảo bảo mật: Áp dụng chuẩn bảo mật, mã hóa dữ liệu, phân quyền chặt chẽ.
- Triển khai nhanh – bảo trì lâu dài: Cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Dịch vụ gia công phần mềm chuyên nghiệp tai Aegona
6.2. Quy trình thiết kế phần mềm đấu thầu theo yêu cầu tại Aegona
Quy trình thiết kế phần mềm đấu thầu theo yêu cầu tại Aegona được xây dựng gồm 6 bước bài bản:
Bước 1: Khảo sát & phân tích yêu cầu: Aegona làm việc trực tiếp với bộ phận mua sắm, đấu thầu và IT để hiểu rõ quy trình, từ đó đề xuất sơ bộ chức năng phù hợp.
Bước 2: Lập kế hoạch & tư vấn giải pháp: Xây dựng tài liệu đặc tả chi tiết (SRS), lựa chọn kiến trúc hệ thống (Web App, Mobile, API…), lập lộ trình triển khai rõ ràng.
Bước 3: Thiết kế UI/UX: Tạo wireframe và prototype dễ sử dụng, có thể tương tác, lấy phản hồi người dùng trước khi lập trình.
Bước 4: Phát triển phần mềm: Thực hiện theo mô hình Agile, đảm bảo mã nguồn sạch, dễ bảo trì, có thể tích hợp với hệ thống hiện tại.
Bước 5: Kiểm thử & triển khai: Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, an toàn bảo mật trước khi đưa vào sử dụng thử nghiệm.
Bước 6: Vận hành & bảo trì: Aegona hỗ trợ kỹ thuật lâu dài, cập nhật hệ thống theo nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.
7. FAQ
7.1. Phần mềm đấu thầu nào phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên ưu tiên các phần mềm cloud-based có giao diện thân thiện, chi phí hợp lý và hỗ trợ tùy chỉnh quy trình. Những giải pháp này thường đi kèm các gói cước linh hoạt, dễ mở rộng và không yêu cầu đầu tư hạ tầng phức tạp.
7.2. Chi phí triển khai phần mềm đấu thầu gồm những khoản nào?
Ngoài phí sử dụng phần mềm (theo tháng hoặc trọn gói), chi phí có thể bao gồm: cấu hình hệ thống, đào tạo nhân sự, tích hợp với phần mềm khác và phí bảo trì định kỳ. Một số nhà cung cấp còn tính phí hỗ trợ kỹ thuật hoặc nâng cấp theo yêu cầu.
7.3. Thời gian triển khai và vận hành phần mềm đấu thầu mất bao lâu?
Quy trình triển khai thông thường kéo dài từ vài tuần hoặc vài tháng, tùy theo mức độ tùy chỉnh. Các bước tùy chỉnh như cài đặt và cấu hình, đào tạo nội bộ, kiểm thử và đưa vào vận hành chính thức. Với đội ngũ chuyên môn tốt, thời gian này có thể rút ngắn hơn.
8. Kết luận
Việc áp dụng phần mềm giúp tăng tính minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà thầu, mọi thông tin đều được ghi nhận rõ ràng và dễ dàng kiểm soát. Bên cạnh đó, phần mềm còn rút ngắn đáng kể chu kỳ mua sắm, giảm thời gian xử lý hồ sơ, phê duyệt và trao thầu.
Doanh nghiệp cũng có thể nâng cao hiệu quả tài chính thông qua việc so sánh báo giá, tối ưu ngân sách và quản lý chi phí mua sắm chặt chẽ hơn. Cuối cùng, phần mềm góp phần giảm thiểu rủi ro pháp lý và hạn chế vi phạm quy định đấu thầu, nhờ việc tuân thủ quy trình và lưu trữ toàn bộ dữ liệu phục vụ kiểm toán khi cần.
Nếu phần mềm có sẵn chưa đáp ứng nhu cầu của bạn, việc thiết kế phần mềm đấu thầu theo yêu cầu với đơn vị uy tín như Aegona sẽ là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ hệ sinh thái mua sắm nội bộ.
——————-
𝐀𝐄𝐆𝐎𝐍𝐀 𝐋𝐓𝐃 — 𝐈𝐓 𝐒𝐄𝐑𝐕𝐈𝐂𝐄 & 𝐒𝐎𝐅𝐓𝐖𝐀𝐑𝐄 𝐃𝐄𝐕𝐄𝐋𝐎𝐏𝐌𝐄𝐍𝐓
Email: contact@aegona.com
Hotline: Office: 028 7109 2939 | Hotline: 0914 518 869 | 0869 731 689
Website: www.aegona.vn
Zalo OA: https://bit.ly/41UeXrx
Address: Orbital Building (QTSC Building 9), Quang Trung Software City, Ho Chi Minh City, Vietnam
