Cách quản lý tài liệu theo thông thường mất nhiều thời gian để lưu trữ và bảo quản, khó kiểm soát quy trình làm việc, rủi ro về bảo mật, … các tổ chức thường chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý tài liệu (DMS) tự động và hiện đại như Alfresco để tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu và tăng cường hiệu suất làm việc.