Bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ từ A-Z việc tạo lập, lưu trữ tài liệu và ban hành văn bản trong doanh nghiệp? Bạn muốn xây dựng riêng cho mình phần mềm quản lý tài liệu nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé.
Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất ở trong các cơ quan, tổ chức. Cũng vì nhu cầu cực lớn này, trong thời đại công nghệ số bùng nổ phần mềm quản lý tài liệu xứng đáng là vũ khí giúp doanh nghiệp không những lưu trữ mà còn quản lý tài liệu hiệu quả.
Trong thời buổi dịch Covid 19 đang hoành hành, Doanh nghiệp luôn được khuyến khích chuyển đổi số để gia tăng lợi thế cạnh tranh, phát triển bền vững tuy nhiên có không phải một mà rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay ở bước số hóa.
Số hóa là khái niệm dùng để chỉ việc chuyển đổi tài liệu ở hình thức văn bản giấy thành những tín hiệu số mà máy tính có thể hiểu được. Đây là biện pháp lưu trữ tài liệu tối ưu nhất hiện nay giúp doanh nghiệp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm hay chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Và phần mềm quản lý tài liệu được đánh giá là công cụ để doanh nghiệp số hóa tài liệu nhanh chóng, hiệu quả nhất. Vậy phần mềm quản lý tài liệu sẽ có những tính năng nào
✔️ Tính Năng Nổi Bật Của Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Doanh Nghiệp Cần Có
1. Hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học
Phần mềm giúp nhà quản lý thu thập soạn thảo, lưu trữ các tài liệu đào tạo về kiến thức, kỹ năng, quy trình, quy định của công ty. Tài liệu được thiết lập theo các chuyên mục hình dạng cây giúp phân loại nội dung và người xem dễ dàng tra cứu
2. Quy trình chuẩn hoá xét duyệt và ban hành văn bản, tài liệu
Doanh nghiệp luôn cần một quy trình xử lý văn bản nghiêm chỉnh để bạn hoặc người có thẩm quyền xét duyệt trước khi chính thức ban hành trong nội bộ bằng cách Phân quyền truy cập: Ghi chép cho phép phân quyền chi tiết từng người dùng truy cập trong ứng dụng thành quyền soạn thảo, quyền chỉ đọc và không cấp quyền
3. Truy cập từ xa, mọi lúc mọi nơi
Khi đại dịch bùng nổ, việc thực hiện giãn cách xã hội đã khiến các Doanh nghiệp cho nhân viên làm việc tại nhà (work from home) thì chia sẻ, truy cập vào các tệp dữ liệu từ xa là cực kỳ cần thiết. Để nhanh – gọn – nhẹ – hiệu quả phần mềm sẽ có tất cả dữ liệu đều được lưu trữ dưới dạng cloud-based và bạn chỉ cần sử dụng internet để đăng nhập sử dụng
4. Tích hợp các ứng dụng từ bên thứ ba
Một phần mềm hữu ích trong thời kỳ kỷ nguyên số buộc phải có tính tích hợp mạnh mẽ. Đó là hệ thống API mở giúp dễ dàng truyền tải dữ liệu qua lại giữa phần mềm đó với các ứng dụng ngoài hoặc hệ thống dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp. Một phần mềm quản lý hồ sơ thường cần tích hợp với Gmail, Microsoft, Calendar, Dropbox,…
5. Hoạt động tốt trên các thiết bị di động và hệ điều hành
Phần mềm có thể dễ dàng được truy cập từ bất kỳ thiết bị kết nối internet nào (PC, laptop, máy tính bảng, smartphone,…). Giao hiện hiển thị phần mềm lại được thiết kế để phù hợp với từng hệ điều hành Android và iOS giúp tối ưu hoá trải nghiệm người dùng. Đây chính là một trong những dấu hiệu nhận biết một phần mềm 4.0 thực sự.
>> Xem thêm: Cách Quản Lý Tài Liệu Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp (DMS)
Tóm Lại:
Mọi công việc trong hoạt động lưu trữ văn bản sẽ đều được công nghệ hóa, khoa học hóa và hiện đại hóa, tối ưu hiệu quả và thời gian xử lý công việc, nâng cao tỷ lệ chính xác, đồng thời nó còn giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình quản lý. Bên cạnh đó, giao diện đơn giản cũng là sẽ một điểm cộng, giúp cho việc sử dụng trở nên hiệu quả hơn, hỗ trợ tối đa cho những người mới sử dụng chưa có nhiều kinh nghiệm.
Mang tới nhiều công dụng giúp cho việc quản lý văn bản trở nên hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý văn bản cho doanh nghiệp ngày càng phát triển và được ứng dụng nhiều hơn.
Bạn đang muốn xây dựng riêng cho mình phần mềm quản lý tài liệu phù hợp với Doanh nghiệp?
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần lập trình phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu theo yêu cầu nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu hay đang cần tư vấn về các tính năng, đừng ngần ngại liên hệ hay với Aegona. Chúng tôi ở đây luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn bất cứ lúc nào
Công ty Phát Triển Phần Mềm AEGONA
Fanpage :Công ty phần mềm Aegona
Email: [email protected]
Điện thoại: Office: 028 7109 2939 — Hotline 1: 0796 265 989 — Hotline 2: 0914 518869
Địa chỉ: Công ty phần mềm Aegona, Tòa nhà QTSC9, Công viên phần mềm Quang Trung, phường Tân Chánh Hiệp, quận 12
