Xây dựng hệ thống ERP là quá trình thiết kế và triển khai phần mềm tích hợp giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các nghiệp vụ như tài chính, kho, bán hàng, nhân sự. ERP theo yêu cầu được tùy chỉnh để phù hợp với từng doanh nghiệp.Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống ERP cũng đi kèm nhiều thách thức. Những khó khăn như chi phí cao, khó tích hợp hệ thống cũ hay thiếu nhân lực nội bộ.
Trong bài viết này, bạn sẽ được tìm hiểu toàn diện về quá trình xây dựng hệ thống ERP theo yêu cầu doanh nghiệp. Chi tiết về các bước triển khai chuẩn, rủi ro và cách giảm thiểu, những khó khăn thường gặp cùng giải pháp.
1. Tại sao nên xây dựng hệ thống ERP theo yêu cầu?
Xây dựng ERP theo yêu cầu cho phép tùy chỉnh hệ thống phù hợp với quy trình nội bộ. Hệ thống sẽ linh hoạt hơn, dễ tích hợp và dễ sử dụng.
Lợi ích của ERP theo yêu cầu:
- Tùy chỉnh sâu theo nghiệp vụ: Phù hợp với từng ngành nghề hoặc cách vận hành riêng.
- Trải nghiệm người dùng tối ưu: Giao diện và chức năng được thiết kế thân thiện.
- Dễ tích hợp: Có thể kết nối với hệ thống hiện có như CRM, DMS, eCommerce…
- Tối ưu chi phí lâu dài: Tránh phải thay đổi quy trình theo phần mềm có sẵn.
Sau khi xác định nhu cầu xây dựng ERP theo yêu cầu, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước triển khai để đảm bảo hiệu quả lâu dài.
>>> Xem thêm: Lợi ích khi lập trình hệ thống ERP
2. Quy trình xây dựng hệ thống ERP theo yêu cầu
Một dự án ERP thành công không chỉ phụ thuộc vào phần mềm. Đây còn là kết quả của một quy trình triển khai bài bản và phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.
Dưới đây là 8 bước cốt lõi trong quy trình triển khai hệ thống ERP dành cho doanh nghiệp.
Bước 1: Lập kế hoạch triển khai tổng thể
Việc triển khai ERP đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo mọi giai đoạn diễn ra suôn sẻ. Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết dựa trên các yếu tố:
- Mục tiêu triển khai và các vấn đề cần giải quyết
- Ngân sách dự kiến
- Quy mô nhân sự tham gia dự án
- Loại hệ thống ERP mong muốn (on-premise, cloud, hybrid…)
- Tiến độ thực hiện và các cột mốc quan trọng
Một kế hoạch càng rõ ràng, chi tiết sẽ càng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn lực và hạn chế rủi ro phát sinh.
Bước 2: Thành lập đội ngũ triển khai
Doanh nghiệp cần xác định một nhóm triển khai dự án gồm:
- Ban lãnh đạo (tham gia định hướng và ra quyết định)
- Các trưởng phòng ban nghiệp vụ (giúp xác định yêu cầu và kiểm thử)
- Nhân sự kỹ thuật, IT nội bộ (hỗ trợ kết nối hạ tầng và dữ liệu)
- Chuyên gia triển khai từ đối tác ERP
Đây là lực lượng nòng cốt đảm bảo quy trình nghiệp vụ được phản ánh chính xác trong hệ thống ERP mới, đồng thời đóng vai trò cầu nối giữa nhà cung cấp và người dùng cuối.
Bước 3: Lựa chọn đối tác triển khai ERP phù hợp
Chọn đúng đối tác là nền tảng cho một dự án ERP thành công. Doanh nghiệp nên đánh giá nhà cung cấp dựa trên:
- Kinh nghiệm triển khai trong ngành tương tự
- Khả năng tùy chỉnh hệ thống theo yêu cầu
- Chính sách hỗ trợ, bảo trì sau triển khai
- Đánh giá từ các khách hàng trước
- Khả năng mở rộng giải pháp trong tương lai
Việc lựa chọn đối tác cần được thống nhất giữa đội ngũ triển khai và ban điều hành để đảm bảo phù hợp về tầm nhìn và ngân sách.
Bước 4: Thiết lập và tích hợp phần mềm
Sau khi ký kết hợp đồng, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành:
- Thiết lập ERP trên hạ tầng phù hợp (server vật lý hoặc cloud)
- Cấu hình các module theo nghiệp vụ doanh nghiệp
- Thiết lập quyền truy cập, giao diện và kết nối dữ liệu
- Thiết kế và tùy chỉnh tính năng theo yêu cầu doanh nghiệp.
Đối với các hệ thống ERP phức tạp hoặc có yêu cầu tùy biến cao, quá trình này có thể kéo dài từ vài tháng đến hơn một năm. Trong khi đó, các doanh nghiệp nhỏ có thể chọn các gói ERP theo module để triển khai nhanh và tiết kiệm chi phí.
Bước 5: Di chuyển dữ liệu và kiểm thử hệ thống
Dữ liệu từ hệ thống cũ sẽ được chuẩn hóa và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chuyển sang ERP mới. Đây là giai đoạn cần sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đối tác để:
- Loại bỏ dữ liệu lỗi, dư thừa
- Kiểm tra tính chính xác sau khi nhập dữ liệu vào hệ thống mới
- Thử nghiệm các quy trình nghiệp vụ, tính năng hệ thống
- Ghi nhận các lỗi hoặc vấn đề cần khắc phục
Việc kiểm thử phải được thực hiện nghiêm túc để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định trước khi vận hành chính thức.
Bước 6: Nghiệm thu và đánh giá chất lượng hệ thống
Khi hệ thống đã hoàn tất triển khai và kiểm thử, doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiệm thu theo các tiêu chí như:
- Đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ
- Tính ổn định, bảo mật và khả năng mở rộng
- Tính thân thiện với người dùng
- Khả năng tích hợp với các hệ thống khác
- Tổng chi phí có nằm trong ngân sách không
Nếu đạt yêu cầu, hệ thống sẽ được đưa vào vận hành thực tế.
Bước 7: Đào tạo người dùng nội bộ
Đào tạo là bước không thể thiếu để đảm bảo hệ thống ERP được sử dụng hiệu quả. Doanh nghiệp cần phối hợp với nhà cung cấp tổ chức:
- Đào tạo thực hành cho từng phòng ban sử dụng
- Hướng dẫn quy trình vận hành mới trên hệ thống
- Cung cấp tài liệu sử dụng chi tiết
- Thiết lập đội ngũ hỗ trợ nội bộ sau triển khai
Việc đào tạo tốt sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tăng năng suất làm việc sau khi ERP đi vào hoạt động.
Bước 8: Vận hành, bảo trì và nâng cấp
Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần theo dõi hiệu quả vận hành hệ thống ERP và duy trì hoạt động ổn định thông qua:
- Bảo trì định kỳ (thường trong 12–24 tháng theo hợp đồng)
- Cập nhật phiên bản phần mềm, vá lỗi
- Điều chỉnh quy trình theo nhu cầu thay đổi
- Mở rộng module hoặc tích hợp thêm tính năng mới
Đây là bước giúp hệ thống ERP luôn phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp trong dài hạn.
3. Lưu ý về rủi ro và cách giảm thiểu khi triển khai ERP
Dưới đây là các nhóm rủi ro chính về con người, kỹ thuật, rài chính quản lý và giải pháp khắc phục tương ứng:
Rủi ro về con người:
Thiếu nhân lực có kỹ năng và khó khăn trong đào tạo khiến quá trình chuyển đổi số gặp trở ngại.Chính vì thế doanh nghiệp cần đào tạo và truyền thông nội bộ kỹ lưỡng, xây dựng nhóm chuyển đổi nòng cốt. Bên cạnh đó, lãnh đạo cần tạo động lực và lộ trình phát triển cho nhân sự trong giai đoạn chuyển đổi.
Rủi ro kỹ thuật
Hệ thống ERP
phức tạp, dễ phát sinh lỗi kỹ thuật, khó tích hợp với các hệ thống hiện có, và
tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn dữ liệu.
Giải
pháp đặt ra là chọn nền tảng ERP linh hoạt, dễ tích hợp Doanh
nghiệp cần hợp tác với đơn vị triển khai có kinh nghiệm và thiết lập hệ thống
bảo mật dữ liệu chặt chẽ.
Rủi ro tài chính
Chi phí triển
khai lớn, đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu dự án thất bại, tổn thất
tài chính có thể rất nghiêm trọng.
Đối
với các doanh nghiệp hạn chế về ngân sách nên Triển khai theo
từng giai đoạn. Đội ngũ nên lập kế hoạch ngân sách rõ ràng, theo dõi và đo
lường ROI thường xuyên để điều chỉnh chiến lược đầu tư.
Rủi ro quản lý
Thiếu cam kết
từ lãnh đạo, không có quy trình quản lý dự án rõ ràng, hoặc không điều chỉnh
quy trình nghiệp vụ để phù hợp với hệ thống mới.
Quá
trình diễn ra dự án cần đảm bảo sự tham gia trực tiếp của lãnh
đạo cấp cao, ứng dụng phương pháp quản lý linh hoạt (Agile/Scrum), đồng thời rà
soát và tối ưu quy trình kinh doanh phù hợp với ERP.
Xem chi tiết: Khó khăn khi triển khai hệ thống ERP
Việc triển khai hệ thống ERP là một quá trình phức tạp, dễ phát sinh nhiều rủi ro nếu không có kế hoạch kỹ lưỡng. Doanh nghiệp nhận diện sớm các rủi ro và chủ động chuẩn bị phương án đối phó sẽ giúp doanh nghiệp triển khai ERP hiệu quả và bền vững.
4. Tư vấn và phát triển hệ thống ERP cùng Aegona
Việc xây dựng hệ thống ERP đòi hỏi sự am hiểu sâu về nghiệp vụ, công nghệ và khả năng tư vấn giải pháp phù hợp với từng doanh nghiệp. Aegona – với kinh nghiệm phát triển phần mềm theo yêu cầu, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ hành trình triển khai ERP: từ phân tích, thiết kế đến phát triển, tích hợp và bảo trì hệ thống.
Aegona cung cấp dịch vụ xây dựng hệ thống ERP tùy chỉnh theo yêu cầu, bao gồm triển khai giải pháp Odoo và Inventree. Đây là những nền tảng mã nguồn mở linh hoạt, phù hợp cho cả doanh nghiệp thương mại và sản xuất.
>>> Xem thêm: Top 5 xu hướng phát triển phần mềm ERP
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Chi phí triển khai ERP theo yêu cầu
Chi phí triển khai hệ thống ERP theo yêu cầu không có con số cố định. Mỗi doanh nghiệp có quy mô khác nhau, quy trình khác nhau và nhu cầu tùy chỉnh riêng. Tất cả các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và thời gian triển khai.
Ngoài quy mô, chi phí còn phụ thuộc vào mức độ tích hợp hệ thống (CRM, POS, HRM…), số lượng người dùng, yêu cầu bảo mật và nền tảng công nghệ (web, cloud hay on-premise).
5.2. Thời gian triển khai ERP theo yêu cầu
Trung bình một dự án ERP kéo dài từ 3 đến 12 tháng. Với dự án có nhiều phân hệ, cần đào tạo và nhập liệu lớn, thời gian có thể kéo dài hơn. Việc tuân thủ đúng quy trình và có sự phối hợp tốt giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để đảm bảo đúng tiến độ.
Kết luận
Bài viết đã cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về quá trình xây dựng hệ thống ERP theo yêu cầu. Từ khái niệm ERP, lợi ích khi triển khai, các bước thực hiện, rủi ro thường gặp đến những khó khăn trong thực tế – tất cả đều nhằm giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt nhất khi bắt tay vào triển khai hệ thống.
Xây dựng hệ thống ERP không chỉ là một dự án công nghệ, mà là chiến lược tái cấu trúc quản trị toàn diện. Khi thực hiện đúng cách, doanh nghiệp sẽ tối ưu hiệu suất, tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh.
𝐀𝐄𝐆𝐎𝐍𝐀 𝐋𝐓𝐃 — 𝐈𝐓 𝐒𝐄𝐑𝐕𝐈𝐂𝐄 & 𝐒𝐎𝐅𝐓𝐖𝐀𝐑𝐄 𝐃𝐄𝐕𝐄𝐋𝐎𝐏𝐌𝐄𝐍𝐓
[E] contact@aegona.com
[P] 028 7109 2939 (8:00 – 17:00, Mon – Fri)
[M] 0914 518 869 | 0869 731 689
[W] www.aegona.vn
[Zalo] https://bit.ly/41UeXrx
[A] Orbital Building (QTSC Building 9), Quang Trung Software City, Ho Chi Minh City, Vietnam.
