Cách Phân Biệt 04 Loại Phần Mềm Quản Lý Kho Phổ Biến

Quản lý kho là một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp hiện đại. Các hệ thống quản lý kho (Warehouse Management Systems – WMS) đã phát triển mạnh mẽ với nhiều loại hình phù hợp với nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Dưới đây là bốn loại hệ thống quản lý kho phổ biến cùng với ưu và nhược điểm của từng loại.

I. Cách phân biệt 04 loại phần mềm quản lý kho phổ biến

1.1. Hệ thống WMS độc lập (Standalone WMS)

Standalone WMS là loại hệ thống chuyên biệt, chỉ tập trung vào quản lý kho bãi. Thông thường, WMS  được cài đặt trên máy chủ nội bộ (on-premises) của doanh nghiệp, đảm bảo quyền kiểm soát tối đa đối với dữ liệu và quy trình.

Điểm mạnh lớn nhất của WMS độc lập là khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Doanh nghiệp có thể tích hợp nó với các phần mềm khác như quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng hoặc mua sắm. Ngoài ra, vì là một giải pháp chuyên dụng, hệ thống này mang lại các tính năng quản lý kho tiên tiến nhất.

Ưu điểm:

  • Cung cấp chức năng quản lý kho hàng đầu với độ chính xác cao.
  • Tùy chỉnh dễ dàng để tích hợp với các giải pháp khác như ERP, SCM hoặc IMS.
  • Dữ liệu và phần mềm được doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ.

Nhược điểm:

  • Chi phí ban đầu cao hơn so với các loại hệ thống khác.
  • Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm do doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm.
  • Khó khăn trong việc tích hợp với công nghệ mới khi hệ thống trở nên lỗi thời.

Standalone WMS phù hợp nhất với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) hoặc những doanh nghiệp có ngân sách hạn chế nhưng muốn đầu tư vào giải pháp quản lý kho hiệu quả.

Cách phân biệt 04 loại phần mềm quản lý kho phổ biến

1.2. Mô-đun chuỗi cung ứng (Supply Chain Module WMS)

Đây là một phần của giải pháp quản lý chuỗi cung ứng tổng thể (SCM), giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ sản xuất đến giao hàng. Mô-đun WMS trong SCM thường được thiết kế để hoạt động liền mạch với các phần khác như quản lý vận chuyển, quản lý nhà cung cấp, và quản lý sản xuất.

Loại hệ thống này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về chuỗi cung ứng, không chỉ dừng lại ở quản lý kho bãi. Nhờ tích hợp sẵn, dữ liệu giữa các bộ phận được đồng bộ hóa, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu suất.

Ưu điểm:

  • Giúp quản lý toàn diện chuỗi cung ứng, từ sản xuất đến vận chuyển.
  • Tích hợp sẵn giữa các mô-đun, tiết kiệm thời gian và công sức quản lý.
  • Phù hợp với các doanh nghiệp lớn có nhiều bộ phận liên quan.

Nhược điểm:

  • Chi phí triển khai và duy trì cao hơn so với các giải pháp độc lập.
  • Yêu cầu đội ngũ kỹ thuật có trình độ cao để vận hành.

Mô-đun WMS trong SCM thường là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn với nhu cầu quản lý phức tạp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận.

>> Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Kho Siêu Thị, Cửa Hàng Bách Hóa

1.3. Hệ thống WMS tích hợp ERP (ERP-Integrated WMS)

Hệ thống WMS tích hợp ERP là giải pháp kết hợp quản lý kho với các chức năng khác của doanh nghiệp như tài chính, nhân sự, và sản xuất. Với ERP-Integrated WMS, mọi dữ liệu được tập trung tại một hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và minh bạch hơn.

Hệ thống này không chỉ giúp tối ưu hóa kho bãi mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định dựa trên dữ liệu tổng thể.

Ưu điểm:

  • Tích hợp toàn diện các chức năng của doanh nghiệp, giảm thiểu lỗi do nhập liệu thủ công.
  • Tăng cường khả năng ra quyết định nhờ dữ liệu đồng bộ.
  • Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn và nhu cầu quản lý phức tạp.

Nhược điểm:

  • Chi phí triển khai ban đầu rất cao.
  • Thời gian triển khai và đào tạo sử dụng lâu hơn.
  • Khó khăn trong việc tùy chỉnh nếu yêu cầu thay đổi.

ERP-Integrated WMS là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn quản lý toàn diện mọi khía cạnh hoạt động trong một nền tảng thống nhất.

1.4. Hệ thống WMS trên nền tảng đám mây (Cloud-Based WMS)

Cloud-Based WMS là xu hướng mới nhất trong quản lý kho, mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí đáng kể. Không cần đầu tư hạ tầng máy chủ, doanh nghiệp chỉ cần truy cập Internet để sử dụng hệ thống này.

Một ưu điểm nổi bật là khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi, giúp doanh nghiệp quản lý kho bãi hiệu quả ngay cả khi làm việc từ xa. Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm bảo trì và cập nhật hệ thống, giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp.

Ưu điểm:

  • Chi phí đầu tư ban đầu thấp, không cần hạ tầng máy chủ.
  • Truy cập dễ dàng từ bất kỳ đâu có kết nối Internet.
  • Tự động cập nhật phần mềm và bảo mật dữ liệu từ nhà cung cấp.

Nhược điểm:

  • Phụ thuộc vào kết nối Internet, có thể gây gián đoạn nếu mạng yếu.
  • Doanh nghiệp không kiểm soát hoàn toàn dữ liệu và bảo mật.

Cloud-Based WMS phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tối ưu hóa chi phí và nâng cao tính linh hoạt.

>> Những lưu ý khi triển khai WMS

Hệ thống WMS trên nền tảng đám mây (Cloud-Based WMS)

II. Các lầm tưởng thường thấy giữa các loại phần mềm quản lý kho và các phần mềm khác

Trong nghiệp vụ quản lý kho bãi, các hệ thống quản lý kho (Warehouse Management Systems – WMS) thường bị nhầm lẫn với các phần mềm khác như quản lý hàng tồn kho (Inventory Management system – IMS), hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), hay quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management – SCM). Tuy nhiên, mỗi loại phần mềm này đều có vai trò riêng biệt và cách vận hành đặc trưng. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về sự khác biệt giữa chúng.

2.1. WMS vs. Hệ thống quản lý hàng tồn kho (Inventory Management Systems – IMS)

Hệ thống quản lý hàng tồn kho (IMS) là công cụ giúp theo dõi và duy trì mức tồn kho trong suốt quá trình chuỗi cung ứng. Trong kho bãi, IMS đảm bảo hàng hóa được kiểm soát về số lượng, vị trí, và trạng thái.

Điểm khác biệt chính:

  • WMS: Tập trung vào việc tổ chức và điều phối các hoạt động kho bãi như lưu trữ, vận chuyển, và xử lý đơn hàng.
  • IMS: Theo dõi số lượng hàng tồn, cảnh báo đặt hàng lại, và đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng khi cần thiết.

IMS thường được sử dụng trong bán lẻ để quản lý mức tồn kho, đơn đặt hàng, và hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Trong khi đó, WMS nâng tầm quản lý bằng cách tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm thiểu thời gian vận hành trong kho.

2.2. WMS vs. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP)

ERP là một bộ giải pháp tích hợp cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, từ tài chính, nhân sự, đến sản xuất và quản lý kho bãi. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp tự động hóa và đồng bộ hóa quy trình giữa các phòng ban.

Điểm khác biệt chính:

  • WMS: Một giải pháp độc lập chuyên quản lý hoạt động kho bãi, đôi khi cần tích hợp thêm phần mềm khác để đạt hiệu quả cao nhất.
  • ERP: Một hệ thống toàn diện hỗ trợ tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp, bao gồm cả WMS và IMS.

Mặc dù ERP có thể bao gồm các tính năng của WMS, nhưng nó không chuyên sâu bằng một hệ thống WMS độc lập. Các doanh nghiệp lớn thường tích hợp cả ERP và WMS để tận dụng lợi ích từ cả hai hệ thống.

2.3. WMS vs. Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management – SCM)

SCM là khái niệm rộng hơn nhiều so với WMS, bao quát toàn bộ chuỗi cung ứng từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm cuối cùng.

Điểm khác biệt chính:

  • WMS: Tập trung vào các hoạt động trong kho bãi, là một phần của SCM.
  • SCM: Quản lý toàn bộ dòng chảy hàng hóa, dịch vụ, và thông tin trong chuỗi cung ứng.

SCM sử dụng nhiều hệ thống con như WMS, IMS, và ERP để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ được giao đúng thời điểm, địa điểm, và chi phí phù hợp. WMS thường đóng vai trò như “chặng cuối” trong hệ thống SCM tích hợp, giúp quản lý hiệu quả hoạt động kho trước khi hàng hóa được giao.

Các lầm tưởng thường thấy giữa các loại phần mềm quản lý kho và các phần mềm khác

III. Làm thế nào để lựa chọn hệ thống quản lý kho phù hợp cho Doanh nghiệp

Việc lựa chọn giữa thể loại phần mềm quản lý kho WMS, IMS, ERP, hay SCM phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp chỉ cần quản lý kho bãi, WMS độc lập là lựa chọn phù hợp. Với nhu cầu tổng thể, ERP hoặc SCM có thể là giải pháp tối ưu hơn.

Nếu bạn đang cần phát triển bất cứ loại phần mềm nào đã kể trên, hoặc cần tư vấn gia công, viết phần mềm theo yêu cầu, bạn có thể gọi ngay đến hotline: 0914 518 869 để được Aegona tư vấn chi tiết.

Liên hệ ngay!

Công ty Phát Triển Phần Mềm AEGONA

Related Posts

Aegona Hợp Tác Cùng Stampede Malaysia - Triển Khai Phần Mềm Thu Công Nợ Volare®

18

Th2
Hoạt động - Hợp tác, Tin tức

Aegona Hợp Tác Cùng Stampede Malaysia – Triển Khai Phần Mềm Thu Công Nợ Volare®

Trong bối cảnh thị trường tài chính ngày càng phát triển, việc áp dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh. AEGONA hợp tác cùng Stampede Malaysia để triển khai giải pháp Volare®, một hệ thống phần mềm quản […]