Phần Mềm Quản Lý Công Việc: Tối Ưu Hóa Năng Suất Đội Nhóm

Đôi khi, việc tổ chức công việc và giao nhiệm vụ có thể trở nên rối ren và khó khăn. Nhờ có các phần mềm quản lý công việc mà nhân viên và nhà quản trị có thể dễ dàng xem tổng quan các task theo thời gian, sắp xếp mức độ ưu tiên,… Điều này giúp họ tự chủ hơn về thời gian và đảm bảo tiến độ công việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để tối ưu hóa công việc nhóm và xây dựng một văn hóa làm việc hiệu quả. Hãy tìm đến Aegona – một trong những đơn vị IT Outsourcing chuyên cung cấp giải pháp phần mềm quản lý công việc.

Lợi ích của phần mềm quản lý công việc

Dưới góc nhìn nhân viên

  • Xem được tổng quan các task cần làm theo giờ, theo ngày và theo tháng. Dễ dàng sắp xếp tiến độ công việc, thứ tự ưu tiên, nhân sự tiếp nhận.
  • Xem được: ghi chú dự án, thảo luận trước đó, tài liệu liên quan
  • Nhìn bao quát được chi tiết nội dung của từng task, yêu cầu của người giao task
  • Được chủ động phân bổ thời gian xử lý công việc, đảm bảo giữ đúng tiến độ, đúng deadline
  • Hạn chế tình trạng trôi thông tin, quên công việc được giao
  • Nhìn thấy được task của nhân viên cùng đội nhóm, dễ dàng cộng tác, hỗ trợ

Dưới góc nhìn của nhà quản lý khi sử dụng phần mềm quản trị

  • Giao việc, chỉ định nhân sự ngay trên phần mềm
  • Nhìn được bao quát hoạt động, hạng mục công việc của toàn nhóm
  • Giám sát được tiến độ (quá hạn task, hoàn thành task,…), tìm hiểu được các khó khăn nhân viên đang gặp phải, kịp thời đưa ra các phương án điều chỉnh.
  • Cảnh báo công việc tới hạn, quá hạn
  • Đo lường hiệu suất làm việc
  • Phân bổ nguồn lực hợp lý, làm việc có hệ thống rõ ràng, đảm bảo nhận sự không bị quá tải hoặc không có task làm
Xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp với phần mềm quản lý công việc
Xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp

Tổng quan, khi doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý công việc nhóm sẽ thúc đẩy quy trình vận hành tổng thể của phòng ban, công ty. Nhà quản trị không còn mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin về dự án, nhắc việc nhân viên. Mà bản thân nhân sự cũng yên tâm vì không quên task, hiểu sai task, không vì một ngày “sếp nghỉ” là như rắn mất đầu không biết phải làm gì.

>> Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Chấm Công Tính Lương Cho Công Ty

Những công cụ không thể thiếu trong các phần mềm quản lý công việc nhóm

Phần mềm giao việc, lập kế hoạch

Công cụ đầu tiên và không thể thiếu của các phần mềm hoặc app quản lý công việc là: Lập kế hoạch và phân bổ nhiệm vụ. Thông thường, phần mềm sẽ cung cấp các loại nhãn dán hỗ trợ phân loại nhiệm vụ và ghi chú thông tin dự án.

Phân quyền

Nhờ vào tính phân quyền và phân bổ cho từng dự án. Bất cứ thành viên nào cũng sẽ biết được người phụ trách hoặc người liên quan đến phần nào trong dự án đó. Nhờ vậy mà thuận tiện cho việc liên lạc, thảo luận, gửi yêu cầu trợ giúp lẫn nhau.

Báo cáo và đo đạt hiệu suất

Nhờ xem được tiến độ dự án và báo cáo, mà đội ngũ và nhà quản trị có căn cứ để đánh giá được hiệu quả công việc của cá nhân và đội nhóm. Nhà quản trị cũng có thể dùng phần mềm để làm thang đo đánh giá trình độ nhân sự để đưa ra các điều chỉnh về KPI, lương thưởng, thăng tiến, thay thế,…  

Tương tác và trao đổi trong phần mềm quản lý giao việc

Giao tiếp và thảo luận là hoạt động quan trọng và cần thiết để duy trì sự liên kết, và đảm bảo tổ đội sẽ phối hợp nhịp nhàng. Ngoài tính năng note, tính năng chat và bình luận cần được tích hợp để mọi người có một nền tảng làm việc thống nhất, hạn chế xao nhãng khi truy cập vào những trang ngoài lề công việc. Ngoài ra, phần mềm cũng có thể ứng dụng các công cụ như: Email, Calendar để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên.

 Phần mềm quản lý công việc đưa đến nhiều lợi ích cho nhà quản trị và nhân viên
Phần mềm quản lý công việc đưa đến nhiều lợi ích cho nhà quản trị và nhân viên

Quy trình tối ưu hiệu quả khi áp dụng phần mềm quản lý giao việc

Mặc dù phần mềm quản lý quy trình công việc sở hữu những tính năng hỗ trợ quản lý con người, và dự án hiệu quả. Tuy nhiên bản chất thực sự thì đây chỉ là một công cụ. Chính vì vậy, để khai thác tiềm năng của phần mềm hiệu quả thì người dùng cần phải chủ động. Dưới đây là một số mẹo tối ưu:

  • Lập danh sách chi tiết các dự án, task, và gắn tag tự ưu tiên.
  • Thiết lập rõ hạn deadline cho từng đầu mục công việc: Ngày, giờ, thời gian tiếp nhận và hoàn thành, thời điểm cài báo động
  • Phân quyền nhân viên, người quản trị
  • Nên chia nhỏ những nhiệm vụ cần thời gian dài để xử lý
  • Review, đánh giá công việc vào cuối ngày
  • Thống kê thường xuyên để đưa ra điều chỉnh

Dựa vào những mẹo trên, doanh nghiệp có thể phần nào xác định vấn đề đối ngũ đang gặp phải và lựa chọn phần mềm quản trị phù hợp nhất, góp phần xây dựng văn hóa công ty, cải thiện hiệu suất đội nhóm, đảm bảo kết quả công việc.

>> Xem thêm: App Học Online & Hệ Thống Quản Lý Đào Tạo (LMS) Cho Doanh Nghiệp

Lời kết

Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tìm kiếm một giải pháp phần mềm quản lý công việc và xây dựng teamwork hiệu quả. Aegona rất vui lòng đồng hành và cung cấp cho bạn những tính năng đã kể trên!

AEGONA - Đồng hành cùng Doanh nghiệp chuyển đổi số
AEGONA – Đồng hành cùng Doanh nghiệp chuyển đổi số

Công ty Phát Triển Phần Mềm AEGONA

Fanpage: Công Ty Phần Mềm Aegona
Email: contact@aegona.com
Điện thoại: Office: 028 7109 2939. Hotline: 0914518869 | 0839405469
Địa chỉ: Tòa nhà QTSC9, Công viên phần mềm Quang Trung, phường Tân Chánh Hiệp, quận 12, thành phố Hồ Chí Minh

Related Posts