Quản lý kho hàng trong logistics là một hoạt động không thể thiếu trong các doanh nghiệp về vận tải. Cùng tìm hiểu bí quyết quản lý kho hàng qua bài viết dưới đây.
Quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics. Một kho hàng được quản lý tốt không chỉ giúp giảm thiểu chi phí, mà còn đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vậy làm thế nào để quản lý kho hàng một cách hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu những bí quyết sau đây.
1. Hoạt Động Quản Lý Kho Hàng Trong Logistics
Quản lý kho hàng trong logistics bao gồm việc thiết kế và thực hiện một loạt các quy trình để tối ưu hóa việc lưu trữ hàng hóa:
- Đảm bảo nhận dạng chính xác của sản phẩm
- Giảm thiểu việc xử lý hàng hóa
- Tiến hành quá cảnh hàng hóa qua kho
- Tối đa hóa việc sử dụng không gian có sẵn
- Giữ hàng tồn kho ở mức tối ưu
- Đảm bảo giao hàng đúng thời gian và chính xác
- Nâng cao năng suất của nhân viên
- Giảm chi phí hoạt động
- Lập sơ đồ và phổ biến đến nhân viên
2. Quy Trình Quản Lý Kho Hàng Trong Logistics
- Lập sơ đồ và phổ biến đến nhân viên
- Thủ kho cần lập sơ đồ kho thông qua kệ lưu trữ hàng hóa phân bổ hàng theo khu vực kệ. Đánh dấu bằng thẻ kho ngay ngoài dãy kệ. Khi cập nhật hàng hóa mới, thay đổi số lượng hàng trong kho thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ ghi rõ ngày tháng cập nhật.
- Phổ biến sơ đồ, quy định, lưu ý đến mọi nhân viên hoạt động trong nhà kho để thống nhất khi xuất nhập hàng hóa. Yêu cầu tuân thủ các quy định chung để đem lại hiệu quả trong khi làm việc.
- Kiểm soát hàng hóa xuất nhập
- Với mọi đơn hàng phải kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định. Bàn giao, nhận chứng từ giao hàng, xuất hàng. Lưu trữ chứng từ để bàn giao theo đúng quy định từ lãnh đạo.
- Kiểm soát hàng tồn kho
- Thông qua phần mềm quản lý kho thì những người quản lý kho không chỉ biết danh sách sản phẩm còn lại trong kho của, mà còn biết nó nằm ở đâu.
- Chuẩn bị hàng
- Lúc này hoạt động trong kho hàng cần thực hiện các hoạt động nhằm lựa chọn và thu thập các sản phẩm trong kho của chúng tôi để thực hiện việc giao hàng.
- Giao hàng
- Thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa để đảm bảo vận đơn phù hợp với hàng hóa và tải trọng của chúng trong phương tiện vận chuyển hàng hóa tương ứng.
>> Đọc thêm: Phần Mềm Tự Động Hóa Bán Lẻ & Quản Lý Kho Hàng
3. Phân Loại Quản Lý Kho Hàng Trong Logistics
Kho hàng trong logistics được phân chia thành nhiều loại khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng, loại hàng hóa lưu trữ, quy mô và các yếu tố khác. Dưới đây là một số cách phân loại kho hàng phổ biến:
3.1. Phân loại theo chức năng:
- Kho trung chuyển: Chuyên nhận hàng từ nhiều nguồn khác nhau, tập kết và phân phối đi các điểm đến.
- Kho bảo quản: Chuyên lưu trữ hàng hóa trong thời gian dài, đảm bảo chất lượng hàng hóa.
- Kho phân phối: Chuyên phân phối hàng hóa đến các cửa hàng, đại lý hoặc khách hàng cuối cùng.
- Kho sản xuất: Lưu trữ nguyên vật liệu và sản phẩm bán thành phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Kho CFS: (Container Freight Station) Là nơi tập kết hàng lẻ, sau đó ghép vào container để vận chuyển đi các điểm đến.
3.2. Phân loại theo loại hàng hóa:
- Kho hàng khô: Lưu trữ các loại hàng hóa khô ráo, không yêu cầu điều kiện nhiệt độ đặc biệt.
- Kho lạnh: Lưu trữ các loại hàng hóa cần bảo quản ở nhiệt độ thấp như thực phẩm tươi sống, dược phẩm.
- Kho nguy hiểm: Lưu trữ các loại hóa chất, chất dễ cháy, nổ, đòi hỏi các biện pháp an toàn đặc biệt.
- Kho hàng điện tử: Lưu trữ các thiết bị điện tử, đòi hỏi điều kiện môi trường sạch sẽ, khô ráo.
3.3. Phân loại theo quy mô:
- Kho nhỏ: Phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có lượng hàng hóa lưu trữ ít.
- Kho trung bình: Có quy mô lớn hơn, phục vụ cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc phân phối hàng hóa với số lượng lớn.
- Kho lớn: Là các trung tâm logistics, có khả năng lưu trữ và xử lý lượng hàng hóa khổng lồ.
3.4. Phân loại theo sở hữu:
- Kho công: Thuộc sở hữu của nhà nước hoặc các tổ chức công.
- Kho tư: Thuộc sở hữu của các doanh nghiệp tư nhân.
3.5. Phân loại theo chế độ quản lý:
- Kho tự động: Sử dụng hệ thống tự động hóa để quản lý hàng hóa, giảm thiểu sự can thiệp của con người.
- Kho thủ công: Vẫn sử dụng nhiều lao động thủ công trong các hoạt động quản lý kho.
>> Đọc thêm: Top 5 Công Ty Phát Triển Phần Mềm Quản Lý Hàng Tồn Kho
4. Giải Pháp Quản Lý Kho Hàng Trong Logistics
Quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố cốt lõi trong logistics, quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Để tối ưu hóa quá trình này, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp toàn diện, kết hợp giữa công nghệ, con người và quy trình.
4.1. Áp dụng Phần mềm Quản lý Kho (WMS)
WMS là công cụ không thể thiếu trong quản lý kho hiện đại. Phần mềm này giúp tự động hóa các quy trình, từ nhập xuất hàng, quản lý hàng tồn kho đến lập kế hoạch và tạo báo cáo.
- Lợi ích:
- Tăng độ chính xác, giảm thiểu lỗi sai.
- Tối ưu hóa không gian lưu trữ.
- Nâng cao hiệu suất làm việc.
- Cung cấp báo cáo chi tiết, hỗ trợ ra quyết định.
- Chức năng:
- Quản lý đa kho: Quản lý nhiều kho hàng ở các địa điểm khác nhau.
- Tích hợp với các hệ thống khác: ERP, CRM, TMS.
- Phân tích dữ liệu: Cung cấp các báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác.
4.2. Sử dụng Công nghệ Mã vạch và RFID
- Mã vạch: Dán mã vạch lên từng sản phẩm giúp xác định thông tin sản phẩm một cách nhanh chóng và chính xác.
- RFID: Sử dụng sóng radio để nhận dạng và theo dõi hàng hóa, không cần tiếp xúc trực tiếp.
4.3. Tối ưu hóa Bố trí Kho hàng
- Phân chia khu vực: Phân chia kho thành các khu vực chức năng để dễ dàng quản lý.
- Sắp xếp hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa theo nhóm, theo độ phổ biến, theo kích thước để thuận tiện cho việc lấy hàng và kiểm kê.
- Sử dụng hệ thống kệ: Sử dụng các loại kệ phù hợp với từng loại hàng hóa để tối ưu hóa không gian.
Việc quản lý hiệu quả kho hàng có thể mang lại các dịch vụ bổ sung, giảm chi phí và tăng giá trị. Tất cả những điều này đều có thể góp phần vào việc đảm bảo chuỗi cung ứng của công ty hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu lợi nhuận. Những kinh nghiệm quản lý kho hàng trong lĩnh vực logistics mà Aegona chia sẻ sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kho bãi.
