Phần mềm quản lý phân phối (Distribution Management System – DMS) không còn xa lạ với các nhà sản xuất và phân phối hàng hóa tại Việt Nam. Thị trường DMS ngày càng sôi nổi với nhiều gói giải pháp DMS đa dạng trên nền tảng kỹ thuật tiên tiến.
Hiện nay, không chỉ doanh nghiệp lớn có mô hình phân phối, bán hàng phức tạp và đặc thù mà các doanh nghiệp quy mô vừa, hoặc mới xây dựng hệ thống quản lý phân phối đều có thể triển khai DMS.
Để lựa chọn phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS phù hợp và mang lại lợi tức đầu tư cao nhất, doanh nghiệp tuyệt đối không thể bỏ qua 5 yếu tố sau:
📌1. Khả năng tích hợp (Integration)
Đây là khả năng phần mềm DMS tích hợp tốt vào các hệ thống quản trị thông dụng ở trụ sở như phần mềm quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý thông tin nhân sự (HRS)… đồng thời liên kết với hệ thống ở nhà phân phối.
Việc tích hợp cũng bao gồm việc chuyển dữ liệu từ các hệ thống kế thừa đã được công ty triển khai trước đó. Ví dụ, nếu một công ty sử dụng phần mềm kế toán khác muốn quản lý dữ liệu một cách nhất quán thông qua DMS, họ cần xem xét liệu phần mềm quản lý hệ thống bán hàng có thể nhập tất cả các lịch sử đơn đặt hàng vào hệ thống hay không?
Ngoài ra, không thể coi nhẹ vai trò của nhà phân phối, nhất là khi nhà phân phối sử dụng phần mềm quản lý riêng. Những nhà phân phối lớn, bán nhiều ngành hàng khác nhau thường chỉ muốn tích hợp một phần các ngành hàng mà họ đang phân phối cho một nhà sản xuất nhất định. Hệ thống DMS cần thỏa mãn được nhu cầu thiết yếu này.
📌 2. Tính bảo mật (Security)
Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm DMS đạt tiêu chuẩn bảo mật quốc tế để ngăn chặn tốt hơn việc xâm nhập và mất dữ liệu “nhạy cảm” của doanh nghiệp. Tiêu chuẩn này bao gồm tất cả các tính năng bảo mật, từ cơ bản đến nâng cao, bao gồm: bảo mật đăng nhập, bảo mật tự động ngắt kết nối sau một khoảng thời gian, bảo mật phân quyền người dùng…. Trong đó, các phần mềm được phát triển trên nền tảng ERP uy tín của thế giới như SAP Business One (Đức) hoặc Acumatica (Mỹ) mang nhiều lợi ích vượt trội nhờ tính bảo mật dữ liệu thông minh, chuyên sâu và mạnh mẽ.
Ở khía cạnh thương mại, bảo mật phân quyền được rất nhiều nhà sản xuất và nhà phân phối quan tâm. 3 trong số những loại phân quyền tiêu biểu là:
✔️ Phần mềm DMS phục vụ vài trăm đến vài ngàn người dùng từ nhân viên sales, kế toán nhà phân phối đến các cấp quản lý bán hàng, ban lãnh đạo…. Do đó, DMS phải được phân quyền chính xác theo cấp độ người dùng và mỗi người dùng chỉ có thể xem và vận hành trong phạm vi quyền thích hợp. Ví dụ: nhân viên A có quyền xử lý đơn đặt hàng, nhưng chỉ giám sát bán hàng B mới có thể xử lý hàng trả lại.
✔️ Bảo mật công cụ bán hàng: quyền sử dụng mỗi thiết bị di động (smartphone hoặc tablet) chỉ được cấp cho một nhân viên sales, người khác không thể truy cập vào nếu chưa có sự cho phép. Nếu nhân viên làm mất thiết bị của họ trong khi truy cập điểm bán hàng, công ty có thể khóa ứng dụng DMS từ xa và ngay lập tức.
✔️ Một số nhà sản xuất áp dụng mô hình Công ty mẹ – Công ty con. Trên thực tế, mỗi công ty con có thể thực hiện các chương trình khuyến mãi của riêng mình, ngay cả khi chúng nằm trong cùng một chương trình đã bị công ty mẹ ngừng hoạt động. Rõ ràng là bạn không muốn dữ liệu kinh doanh của mình bị “trùng lặp”. Phần mềm DMS hỗ trợ phân quyền chi nhánh rất tốt.
📌 3. Tính tương thích (Compatibility)
Khả năng tương thích xác định cách thức hoạt động của phần mềm quản lý phân phối DMS. Điều này hữu ích nhất cho việc triển khai mà không giải quyết các vấn đề về hệ điều hành hoặc thiết bị. DMS thường bao gồm hai phần. Phụ trợ cho các nhà sản xuất và nhà phân phối. Phần front-end dành cho đội bán hàng “giành giật” thị trường.
Đối với phần back-end, các doanh nghiệp luôn ưu tiên dạng web-based (chạy trên nền tảng web) để quản trị viên xem các báo cáo kinh doanh theo thời gian thực, chỉ cần truy cập DMS qua Internet. .. Không cần cài đặt thêm phần mềm hay công cụ hỗ trợ nào khác.
Song song đó, do phần front-end được tích hợp trên thiết bị di động của nhân viên bán hàng, nhà giám sát nên kiểm tra khả năng “multi-screen” của ứng dụng DMS cùng một lúc. Xem nó có hoạt động tốt trên các kích thước màn hình khác nhau như 4 “và 7” hay không. , 12 inch … hay không?
📌 4. Tính linh hoạt (Flexibility)
Để quản lý kênh bán hàng hiệu quả, phần mềm DMS thường cung cấp một tập hợp các tính năng do nhà phát triển cung cấp, nhưng cũng phải linh hoạt khi cần tùy chỉnh và thích ứng với thực tiễn sản xuất và phân phối của một công ty. Có một số trường hợp cần xem xét:
✔️ Cơ cấu khuyến mãi đa dạng, phức tạp là một đặc thù của ngành bán lẻ Việt Nam. Giải pháp DMS đáp ứng được đến đâu trong việc giúp nhà sản xuất và nhà phân phối định nghĩa, tính toán chính xác nhiều chương trình khuyến mãi cùng lúc như mua hàng tặng hàng, mua hàng tặng voucher, mua hàng nhận chiết khấu…?
✔️ Không hẳn mọi điểm bán đều có kết nối internet ổn định. Do đó, phần mềm quản lý hệ thống bán hàng cần cho phép nhân viên làm việc trên thiết bị ngay cả khi mạng bị gián đoạn (offline) và có cách đồng bộ dữ liệu khi đường truyền internet được khôi phục.
✔️ Nhiều đơn vị tư vấn giải pháp thường cung cấp các báo cáo quản lý DMS định dạng tiêu chuẩn. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu công ty của bạn cần thêm hoặc bớt các tiêu chí báo cáo, hoặc thậm chí đăng ký và tự do tạo báo cáo kinh doanh?
Ngoài ra, phần mềm DMS phải tạo điều kiện cho doanh nghiệp thích nghi dễ dàng với những biến động trong kênh phân phối.
Bạn hãy thử hình dung. Đại lý X quản lý 800 điểm bán lẻ, nhưng X không còn là một phần của hệ thống phân phối. Các nhà sản xuất có cần phải chuyển một lượng lớn thông tin tín dụng, quảng cáo, chiến dịch, tiền thưởng và dữ liệu khác từ 800 nhà bán lẻ này sang một đại lý Y khác không? Giải pháp DMS nhằm mục đích giúp người dùng giải quyết các vấn đề về phân phối dễ dàng nhất có thể, thay vì thực hiện nhiều thao tác tẻ nhạt và tốn thời gian.
📌 5. Khả năng mở rộng (Scalability)
Khả năng mở rộng có thể hiểu là hệ thống vẫn tiếp tục hoạt động ổn định ngay cả khi công ty thay đổi quy mô kênh phân phối.
Ví dụ: Nếu nhóm bán hàng của bạn có 10, 100 hoặc 1.000 người. Số lượng nhà phân phối là 10, 50 hoặc 200. Có tác động đến hiệu suất nếu các giao dịch tăng đột biến trong ngày không? Nhà sản xuất phải trả bao nhiêu cho mỗi lần thay đổi quy mô như vậy để nâng cấp lên hệ thống DMS thích hợp?
Phần mềm quản lý kênh phân phối DMS dựa trên nền tảng đám mây (Cloud DMS) là một lựa chọn phổ biến vì nó có thể tự động mở rộng quy mô với lưu lượng truy cập bất kỳ lúc nào, góp phần tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức vận hành. Các giải pháp quản lý bán hàng khác cũng không đáp ứng được vấn đề này.
Để sử dụng hiệu quả ứng dụng DMS của bạn và tối đa hóa lợi nhuận, chúng tôi khuyên bạn nên đưa DMS vào trong suốt chiến lược kinh doanh của mình, cả ngắn hạn và dài hạn. Nếu một công ty không cân nhắc những bước đi lâu dài và lợi ích lâu dài của việc phát triển kênh bán hàng và lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp, thì tư tưởng “ngon-bổ-rẻ” là rất nhiều nguy cơ có thể tiềm ẩn. mất cơ hội kinh doanh.
Tìm hiểu thêm bài viết: Giải Pháp DMS – Bí quyết tăng Lợi Nhuận cho Doanh Nghiệp
Aegona hỗ trợ giải pháp DMS hiệu quả mà doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm. Liên hệ theo thông tin bên dưới để được tư vấn ngay nhé.
Công ty Phát Triển Phần Mềm AEGONA
Fanpage: Công ty phần mềm Aegona
Email:contact@aegona.com
Điện thoại: Office: 028 7109 2939 — Hotline: 0914 518869
Địa chỉ: Tòa nhà QTSC9, Công viên phần mềm Quang Trung, phường Tân Chánh Hiệp, quận 12, thành phố Hồ Chí Minh
